AVVISO DI CONVOCAZIONE
Poste Italiane S.p.A.
Sede Legale in Roma 00144 – Viale Europa, n. 190
Capitale sociale € 1.306.110.000,00 interamente versato
Codice Fiscale e Registro delle Imprese di Roma n. 97103880585/1996
R.E.A. di Roma n. 842633
Partita I.V.A. n. 01114601006
CONVOCAZIONE DI ASSEMBLEA ORDINARIA
L’Assemblea degli azionisti è convocata in sede ordinaria per il giorno 8 maggio 2023, in unica convocazione, alle ore 9:30 in Roma, presso gli uffici della Società siti in Viale Europa n. 175, per discutere e deliberare sul seguente
Ordine del giorno
- Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2022. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2022.
- Destinazione dell’utile di esercizio.
- Determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione.
- Determinazione della durata in carica del Consiglio di Amministrazione.
- Nomina dei componenti il Consiglio di Amministrazione, con il sistema del voto di lista e nel rispetto della normativa di legge e di statuto applicabile.
- Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione.
- Determinazione del compenso dei componenti il Consiglio di Amministrazione.
- Relazione sulla politica in materia di remunerazione per l’esercizio 2023.
- Relazione sui compensi corrisposti nell’esercizio 2022.
- Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari.
- Autorizzazione all'acquisto e alla disposizione di azioni proprie, a servizio dei piani di incentivazione basati su strumenti finanziari. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
Si precisa che le disposizioni del presente avviso di convocazione sono in linea con le previsioni dell’art. 106, comma 4, del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18 (il “Decreto Cura Italia”), convertito in Legge, con modificazioni, dall’art. 1, comma 1, L. 24 aprile 2020, n. 27 (la cui efficacia è stata da ultimo prorogata dal Decreto Legge 29 dicembre 2022, n. 198, a propria volta convertito con modificazioni dalla Legge 24 febbraio 2023, n. 14).
MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DELL’ASSEMBLEA AI SENSI DEL DECRETO CURA ITALIA
La Società ha deciso di avvalersi della facoltà di cui all’art. 106, comma 4, del Decreto Cura Italia, prevedendo che l’intervento in Assemblea da parte degli aventi diritto possa avvenire esclusivamente per il tramite del rappresentante designato dalla Società ai sensi dell’art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (il “Testo Unico della Finanza”) e dell’art. 11.5 dello statuto sociale – i.e., Monte Titoli S.p.A., con sede legale in Milano (anche “Monte Titoli” o il “Rappresentante Designato”) – secondo quanto di seguito precisato nel paragrafo “Modalità di intervento in Assemblea”.
Ai sensi del Decreto Cura Italia, fermo restando quanto indicato con riferimento alle modalità di intervento in Assemblea da parte di coloro ai quali spetta il diritto di voto, gli altri soggetti legittimati a vario titolo ad essere presenti in Assemblea (Presidente, Notaio, Rappresentante Designato, Amministratori e Sindaci effettivi), o autorizzati a partecipare dal Presidente (es. dipendenti e collaboratori della Società e rappresentanti della Società di revisione), potranno intervenire in Assemblea mediante mezzi di comunicazione a distanza (con le modalità ad essi individualmente comunicate) che ne garantiscano altresì l’identificazione, senza che sia in ogni caso necessario che il Presidente e il Notaio si trovino nel medesimo luogo.
Non è prevista per tale Assemblea la possibilità di partecipare con mezzi elettronici né di votare per corrispondenza.
INFORMAZIONI SUL CAPITALE SOCIALE
Alla data del presente avviso di convocazione, il capitale sociale di Poste Italiane S.p.A. è pari ad € 1.306.110.000,00, interamente sottoscritto e versato, suddiviso in n. 1.306.110.000 azioni ordinarie prive dell’indicazione del valore nominale. Alla data odierna, la Società detiene n. 7.535.991 azioni proprie, rappresentative dello 0,5770% delle azioni rappresentanti il capitale sociale della Società.
LEGITTIMAZIONE ALL’INTERVENTO IN ASSEMBLEA ED ALL’ESERCIZIO DEL DIRITTO DI VOTO
Ai sensi dell’art. 83-sexies del Testo Unico della Finanza e dell’art. 10.1 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea e ad esercitare il diritto di voto – secondo le modalità indicate nel successivo paragrafo del presente avviso – coloro in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato sulla base delle evidenze contabili relative al termine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (ossia il 26 aprile 2023, c.d. record date). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea.
La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 3 maggio 2023), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
RAPPRESENTANZA IN ASSEMBLEA
A. DELEGA EX ART. 135-UNDECIES DEL TESTO UNICO DELLA FINANZA (LA “DELEGA AL RAPPRESENTANTE DESIGNATO”)
Ai sensi di quanto previsto dall’art. 106, comma 4, del Decreto Cura Italia, l’intervento in Assemblea di coloro ai quali spetta il diritto di voto avverrà esclusivamente per il tramite di Monte Titoli S.p.A., rappresentante all’uopo designato da parte della Società ai sensi dell’art. 135-undecies del Testo Unico della Finanza e dell’art. 11.5 dello statuto sociale. La Delega al Rappresentante Designato ai sensi dell’art. 135-undecies del Testo Unico della Finanza e dell’art. 11.5 dello statuto sociale – il cui conferimento non comporta spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione) – deve contenere istruzioni di voto su tutte ovvero su alcune delle materie all’ordine del giorno.
A tale riguardo, dovrà essere utilizzato lo specifico modulo disponibile, con le relative istruzioni per la compilazione e trasmissione, nella sezione del sito internet della società www.posteitaliane.it dedicata alla presente Assemblea.
La delega di cui sopra, con le istruzioni di voto, deve pervenire – unitamente alla copia di un documento di identità del delegante avente validità corrente o, qualora il delegante sia una persona giuridica, del legale rappresentante pro tempore ovvero di altro soggetto munito di idonei poteri, unitamente a documentazione idonea ad attestarne qualifica e poteri – al Rappresentante Designato, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (i.e. il 4 maggio 2023), con una delle seguenti alternative modalità:
MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DELL’ASSEMBLEA AI SENSI DEL DECRETO CURA ITALIA
La Società ha deciso di avvalersi della facoltà di cui all’art. 106, comma 4, del Decreto Cura Italia, prevedendo che l’intervento in Assemblea da parte degli aventi diritto possa avvenire esclusivamente per il tramite del rappresentante designato dalla Società ai sensi dell’art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (il “Testo Unico della Finanza”) e dell’art. 11.5 dello statuto sociale – i.e., Monte Titoli S.p.A., con sede legale in Milano (anche “Monte Titoli” o il “Rappresentante Designato”) – secondo quanto di seguito precisato nel paragrafo “Modalità di intervento in Assemblea”.
Ai sensi del Decreto Cura Italia, fermo restando quanto indicato con riferimento alle modalità di intervento in Assemblea da parte di coloro ai quali spetta il diritto di voto, gli altri soggetti legittimati a vario titolo ad essere presenti in Assemblea (Presidente, Notaio, Rappresentante Designato, Amministratori e Sindaci effettivi), o autorizzati a partecipare dal Presidente (es. dipendenti e collaboratori della Società e rappresentanti della Società di revisione), potranno intervenire in Assemblea mediante mezzi di comunicazione a distanza (con le modalità ad essi individualmente comunicate) che ne garantiscano altresì l’identificazione, senza che sia in ogni caso necessario che il Presidente e il Notaio si trovino nel medesimo luogo.
Non è prevista per tale Assemblea la possibilità di partecipare con mezzi elettronici né di votare per corrispondenza.
INFORMAZIONI SUL CAPITALE SOCIALE
Alla data del presente avviso di convocazione, il capitale sociale di Poste Italiane S.p.A. è pari ad € 1.306.110.000,00, interamente sottoscritto e versato, suddiviso in n. 1.306.110.000 azioni ordinarie prive dell’indicazione del valore nominale. Alla data odierna, la Società detiene n. 7.535.991 azioni proprie, rappresentative dello 0,5770% delle azioni rappresentanti il capitale sociale della Società.
LEGITTIMAZIONE ALL’INTERVENTO IN ASSEMBLEA ED ALL’ESERCIZIO DEL DIRITTO DI VOTO
Ai sensi dell’art. 83-sexies del Testo Unico della Finanza e dell’art. 10.1 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea e ad esercitare il diritto di voto – secondo le modalità indicate nel successivo paragrafo del presente avviso – coloro in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato sulla base delle evidenze contabili relative al termine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (ossia il 26 aprile 2023, c.d. record date). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea.
La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 3 maggio 2023), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
RAPPRESENTANZA IN ASSEMBLEA
A. DELEGA EX ART. 135-UNDECIES DEL TESTO UNICO DELLA FINANZA (LA “DELEGA AL RAPPRESENTANTE DESIGNATO”)
Ai sensi di quanto previsto dall’art. 106, comma 4, del Decreto Cura Italia, l’intervento in Assemblea di coloro ai quali spetta il diritto di voto avverrà esclusivamente per il tramite di Monte Titoli S.p.A., rappresentante all’uopo designato da parte della Società ai sensi dell’art. 135-undecies del Testo Unico della Finanza e dell’art. 11.5 dello statuto sociale. La Delega al Rappresentante Designato ai sensi dell’art. 135-undecies del Testo Unico della Finanza e dell’art. 11.5 dello statuto sociale – il cui conferimento non comporta spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione) – deve contenere istruzioni di voto su tutte ovvero su alcune delle materie all’ordine del giorno.
A tale riguardo, dovrà essere utilizzato lo specifico modulo disponibile, con le relative istruzioni per la compilazione e trasmissione, nella sezione del sito internet della società www.posteitaliane.it dedicata alla presente Assemblea.
La delega di cui sopra, con le istruzioni di voto, deve pervenire – unitamente alla copia di un documento di identità del delegante avente validità corrente o, qualora il delegante sia una persona giuridica, del legale rappresentante pro tempore ovvero di altro soggetto munito di idonei poteri, unitamente a documentazione idonea ad attestarne qualifica e poteri – al Rappresentante Designato, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (i.e. il 4 maggio 2023), con una delle seguenti alternative modalità:
- trasmissione di copia riprodotta informaticamente (PDF) all’indirizzo di posta elettronica certificata RD@pec.euronext.com (oggetto "Delega Assemblea Poste Italiane 2023") dalla propria casella di posta elettronica certificata (o, in mancanza, dalla propria casella di posta elettronica ordinaria; in tal caso la delega con le istruzioni di voto deve essere sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale);
- trasmissione in originale, tramite corriere o raccomandata A/R, all’indirizzo Monte Titoli S.p.A. – c.a. Ufficio Register & AGM Services, all’indirizzo Piazza degli Affari n. 6, 20123 Milano (Rif. “Delega Assemblea Poste Italiane 2023") anticipandone copia riprodotta informaticamente (PDF) a mezzo posta elettronica ordinaria alla casella RD@pec.euronext.com (oggetto "Delega Assemblea Poste Italiane 2023").
- notifica al Rappresentante Designato in via elettronica tramite sezione del sito internet dedicata alla presente Assemblea.
Entro il suddetto termine, la Delega al Rappresentante Designato e le istruzioni di voto conferite possono sempre essere revocate con le modalità sopra indicate. La Delega al Rappresentante Designato ha effetto solo per le proposte in relazione alle quali sono state conferite istruzioni di voto. Le azioni per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell’Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non sono state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l’approvazione delle delibere.
B. DELEGA E/O SUBDELEGA EX ART. 135-NOVIES DEL TESTO UNICO DELLA FINANZA (LA “DELEGA ORDINARIA”)
In alternativa, ai sensi dell’art. 106, comma 4, del Decreto Cura Italia, a Monte Titoli S.p.A. possono essere conferite anche deleghe o subdeleghe ai sensi dell’articolo 135-novies del Testo Unico della Finanza, in deroga all’art. 135-undecies, comma 4, del medesimo Testo Unico della Finanza.
A tal fine, potrà essere utilizzato il modulo di delega/subdelega reperibile nella sezione del sito internet della Società (www.posteitaliane.it) dedicata alla presente Assemblea.
La Delega Ordinaria (o la subdelega) deve pervenire al Rappresentante Designato –unitamente alla copia di un documento di identità del delegante avente validità corrente o, qualora il delegante sia una persona giuridica, del legale rappresentante pro tempore ovvero di altro soggetto munito di idonei poteri, unitamente a documentazione idonea ad attestarne qualifica e poteri – con una delle seguenti alternative modalità:
B. DELEGA E/O SUBDELEGA EX ART. 135-NOVIES DEL TESTO UNICO DELLA FINANZA (LA “DELEGA ORDINARIA”)
In alternativa, ai sensi dell’art. 106, comma 4, del Decreto Cura Italia, a Monte Titoli S.p.A. possono essere conferite anche deleghe o subdeleghe ai sensi dell’articolo 135-novies del Testo Unico della Finanza, in deroga all’art. 135-undecies, comma 4, del medesimo Testo Unico della Finanza.
A tal fine, potrà essere utilizzato il modulo di delega/subdelega reperibile nella sezione del sito internet della Società (www.posteitaliane.it) dedicata alla presente Assemblea.
La Delega Ordinaria (o la subdelega) deve pervenire al Rappresentante Designato –unitamente alla copia di un documento di identità del delegante avente validità corrente o, qualora il delegante sia una persona giuridica, del legale rappresentante pro tempore ovvero di altro soggetto munito di idonei poteri, unitamente a documentazione idonea ad attestarne qualifica e poteri – con una delle seguenti alternative modalità:
- trasmissione di copia riprodotta informaticamente (PDF) all’indirizzo di posta elettronica certificata RD@pec.euronext.com (oggetto "Delega Assemblea Poste Italiane 2023") dalla propria casella di posta elettronica certificata (o, in mancanza, dalla propria casella di posta elettronica ordinaria, in tal caso la delega con le istruzioni di voto deve essere sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale);
- trasmissione in originale, tramite corriere o raccomandata A/R, all’indirizzo Monte Titoli S.p.A. – c.a. Ufficio Register & AGM Services, all’indirizzo Piazza degli Affari n. 6, 20123 Milano (Rif. “Delega Assemblea Poste Italiane 2023") anticipandone copia riprodotta informaticamente (PDF) a mezzo posta elettronica ordinaria alla casella RD@pec.euronext.com (oggetto "Delega Assemblea Poste Italiane 2023").
La Delega Ordinaria può contenere istruzioni di voto su tutte o su alcune delle proposte relative alle materie all’ordine del giorno, restando inteso che Monte Titoli S.p.A. non esprimerà alcun voto in Assemblea in relazione a quelle proposte per cui non abbia ricevuto precise istruzioni di voto.
Al fine di consentire alla Società e a Monte Titoli S.p.A. di ricevere e verificare le Deleghe Ordinarie con anticipo rispetto all’inizio dei lavori assembleari, si raccomanda ai soggetti legittimati di far pervenire le loro Deleghe Ordinarie preferibilmente entro le ore 18:00 del 7 maggio 2023.
Le Deleghe Ordinarie e/o le relative istruzioni di voto sono revocabili sino all’inizio dei lavori assembleari inviando una email all’indirizzo RD@pec.euronext.com.
Per eventuali chiarimenti inerenti al conferimento della delega al Rappresentante Designato (e in particolare circa la compilazione del modulo di delega e delle Istruzioni di voto e la loro trasmissione) i soggetti legittimati possono contattare Monte Titoli S.p.A. via e-mail all’indirizzo RegisterServices@euronext.com o al numero telefonico (+39) 02.33635810 (nei giorni d’ufficio aperti, dalle 9:00 alle 17:00).
INTEGRAZIONE DELL’ORDINE DEL GIORNO E PRESENTAZIONE DI NUOVE PROPOSTE DI DELIBERA DA PARTE DEI SOCI TITOLARI DI ALMENO IL 2,5% DEL CAPITALE SOCIALE (EX ART. 126-BIS, COMMA 1, PRIMO PERIODO, DEL TESTO UNICO DELLA FINANZA)
Ai sensi dell'art. 126-bis, comma 1, primo periodo, del Testo Unico della Finanza, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale possono chiedere per iscritto, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione – in proposito, tenuto conto che tale termine giungerebbe a scadenza il giorno 8 aprile 2023, ossia il sabato antecedente le festività nazionali coincidenti con la Pasqua, tale termine viene posticipato al giorno martedì 11 aprile 2023 – l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno dell'Assemblea. L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle indicate all'art. 125-ter, comma 1, del Testo Unico della Finanza. Sono legittimati a richiedere l'integrazione dell'ordine del giorno, ovvero a presentare proposte di delibera su materie già all'ordine del giorno dell'Assemblea, i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione richiesta, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente.
Per ulteriori informazioni sul diritto di integrazione dell'ordine del giorno e di presentazione di proposte di delibera, nonché circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
PRESENTAZIONE DI PROPOSTE DI DELIBERAZIONE (EX ART. 126-BIS, COMMA 1, TERZO PERIODO, DEL TESTO UNICO DELLA FINANZA)
In ragione delle modalità di intervento in Assemblea in precedenza indicate – con riferimento a quanto stabilito dall’art. 126-bis, comma 1, terzo periodo, del Testo Unico della Finanza, secondo cui colui al quale spetta il diritto di voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea – la Società comunica altresì che:
Al fine di consentire alla Società e a Monte Titoli S.p.A. di ricevere e verificare le Deleghe Ordinarie con anticipo rispetto all’inizio dei lavori assembleari, si raccomanda ai soggetti legittimati di far pervenire le loro Deleghe Ordinarie preferibilmente entro le ore 18:00 del 7 maggio 2023.
Le Deleghe Ordinarie e/o le relative istruzioni di voto sono revocabili sino all’inizio dei lavori assembleari inviando una email all’indirizzo RD@pec.euronext.com.
Per eventuali chiarimenti inerenti al conferimento della delega al Rappresentante Designato (e in particolare circa la compilazione del modulo di delega e delle Istruzioni di voto e la loro trasmissione) i soggetti legittimati possono contattare Monte Titoli S.p.A. via e-mail all’indirizzo RegisterServices@euronext.com o al numero telefonico (+39) 02.33635810 (nei giorni d’ufficio aperti, dalle 9:00 alle 17:00).
INTEGRAZIONE DELL’ORDINE DEL GIORNO E PRESENTAZIONE DI NUOVE PROPOSTE DI DELIBERA DA PARTE DEI SOCI TITOLARI DI ALMENO IL 2,5% DEL CAPITALE SOCIALE (EX ART. 126-BIS, COMMA 1, PRIMO PERIODO, DEL TESTO UNICO DELLA FINANZA)
Ai sensi dell'art. 126-bis, comma 1, primo periodo, del Testo Unico della Finanza, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale possono chiedere per iscritto, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione – in proposito, tenuto conto che tale termine giungerebbe a scadenza il giorno 8 aprile 2023, ossia il sabato antecedente le festività nazionali coincidenti con la Pasqua, tale termine viene posticipato al giorno martedì 11 aprile 2023 – l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno dell'Assemblea. L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle indicate all'art. 125-ter, comma 1, del Testo Unico della Finanza. Sono legittimati a richiedere l'integrazione dell'ordine del giorno, ovvero a presentare proposte di delibera su materie già all'ordine del giorno dell'Assemblea, i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione richiesta, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente.
Per ulteriori informazioni sul diritto di integrazione dell'ordine del giorno e di presentazione di proposte di delibera, nonché circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
PRESENTAZIONE DI PROPOSTE DI DELIBERAZIONE (EX ART. 126-BIS, COMMA 1, TERZO PERIODO, DEL TESTO UNICO DELLA FINANZA)
In ragione delle modalità di intervento in Assemblea in precedenza indicate – con riferimento a quanto stabilito dall’art. 126-bis, comma 1, terzo periodo, del Testo Unico della Finanza, secondo cui colui al quale spetta il diritto di voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea – la Società comunica altresì che:
- tali eventuali proposte – da formularsi in modo chiaro e completo – dovranno essere trasmesse alla Società, all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it, entro il 21 aprile 2023, affinché i titolari del diritto di voto possano prenderne visione ai fini del conferimento delle deleghe e/o subdeleghe al Rappresentante Designato, con relative istruzioni di voto (secondo quanto in precedenza precisato nel paragrafo “Modalità di intervento in Assemblea”);
- la legittimazione a formulare le proposte dovrà essere attestata da una comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, relativa alla titolarità della partecipazione;
- la Società provvederà a pubblicare tempestivamente (e, in ogni caso, entro il 24 aprile 2023) in un’apposita sezione del sito internet le proposte trasmesse nei termini sopra indicati, riservandosi di verificarne – ai fini della pubblicazione delle medesime – la pertinenza rispetto agli argomenti all’ordine del giorno, la completezza, la conformità alla normativa applicabile, nonché la legittimazione dei relativi proponenti.
DIRITTO DI PORRE DOMANDE PRIMA DELL’ASSEMBLEA
Ai sensi dell'art. 127-ter, comma 1-bis, del Testo Unico della Finanza, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno prima dell'Assemblea coloro ai quali spetta il diritto di voto e in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente. Coloro che intendono avvalersi di tale facoltà devono fare pervenire le proprie domande alla Società entro la data indicata nell’art. 83-sexies, comma 2, del Testo Unico della Finanza (ossia entro il settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea, e quindi entro il 26 aprile 2023). Al fine di consentire agli aventi diritto al voto di esprimere il proprio voto tramite il Rappresentante Designato, anche tenendo conto dei riscontri forniti dalla Società a dette domande, alle stesse pervenute entro il termine sopra indicato sarà data risposta, al più tardi, almeno quattro giorni prima dell'Assemblea (ossia entro il 4 maggio 2023) mediante pubblicazione in una apposita sezione del sito internet. Per ulteriori informazioni sul diritto di porre domande prima dell'Assemblea e circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
NOMINA DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Ai sensi di quanto previsto dal Testo Unico della Finanza e dallo statuto sociale, i componenti il Consiglio di Amministrazione saranno eletti mediante voto di lista. In proposito, il Consiglio di Amministrazione in scadenza ha formulato, su proposta del Comitato Nomine e Corporate Governance, appositi orientamenti sulla dimensione e composizione del Consiglio di prossima nomina, in attuazione di quanto raccomandato dal Codice di Corporate Governance (art. 4, Principio XIII, Raccomandazione n. 23), alla quale la Società ha inteso conformarsi nonostante la Raccomandazione in questione sia indirizzata alle società diverse da quelle a proprietà concentrata (tra le quali rientra invece la Società in ragione dell’attuale composizione del proprio azionariato). Tali orientamenti sono consultabili sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it). In proposito, sempre secondo quanto indicato per le società diverse da quelle a proprietà concentrata nella medesima Raccomandazione sopra citata del Codice di Corporate Governance, è altresì suggerito agli azionisti che presentino una lista che contenga un numero di candidati superiore alla metà dei componenti da eleggere di: (i) fornire adeguata informativa, nella documentazione presentata per il deposito della lista, circa la rispondenza della lista all’orientamento espresso dall’organo di amministrazione; e (ii) indicare il proprio candidato alla carica di presidente dell’organo di amministrazione, la cui nomina avviene secondo le modalità individuate nello statuto.
Le liste dei candidati alla carica di Amministratore potranno essere presentate dagli azionisti che, da soli o insieme ad altri azionisti, risultino titolari di almeno l’1% del capitale sociale.
La predisposizione, il deposito e la pubblicazione delle liste dovranno avvenire secondo le modalità e nei termini previsti o richiamati dall'art. 14 dello statuto sociale, cui si fa pertanto rinvio per quanto appresso non espressamente indicato.
Per quanto riguarda la predisposizione delle liste e la composizione del Consiglio di Amministrazione, si segnala in particolare che:
- ai sensi dell'art. 147-quinquies del Testo Unico della Finanza, gli amministratori di società con azioni quotate devono possedere i requisiti di onorabilità stabiliti per i sindaci di società con azioni quotate, attualmente disciplinati dall'art. 2 del Decreto del Ministero della Giustizia n. 162 del 30 marzo 2000;
- in aggiunta a quanto sopra, i candidati alla carica di amministratore devono altresì possedere i requisiti di onorabilità (ivi inclusa l’inesistenza di cause di ineleggibilità o decadenza di cui all’art. 14.3 dello statuto sociale), nonché rispettare gli ulteriori requisiti e criteri indicati (i) dalla normativa, anche regolamentare, vigente (tra cui il Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze n. 169 del 23 novembre 2020, recante il “Regolamento in materia di requisiti e criteri di idoneità allo svolgimento dell'incarico degli esponenti aziendali delle banche, degli intermediari finanziari, dei confidi, degli istituti di moneta elettronica, degli istituti di pagamento e dei sistemi di garanzia dei depositanti”, di seguito anche “D.M. 169/2020”), (ii) dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane (in ragione, tra l’altro, sia delle attività condotte per il tramite del Patrimonio BancoPosta, sia della circostanza che Poste Italiane detiene l’intero capitale sociale di PostePay S.p.A., istituto di moneta elettronica), e (iii) dallo statuto sociale;
- ai sensi dall'art. 14.4, settimo comma, dello statuto sociale, ciascuna lista deve includere almeno due candidati in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge (vale a dire i requisiti di indipendenza applicabili ai sindaci di società con azioni quotate), menzionando distintamente tali candidati e indicando uno di essi al primo posto della lista;
- ai sensi dell'art. 14.4, ottavo comma, dello statuto sociale e dell’art. 147-ter, comma 1-ter, del Testo Unico della Finanza, le liste che presentano un numero di candidati pari o superiore a tre devono inoltre includere candidati del genere meno rappresentato in modo da garantire che il nuovo Consiglio di Amministrazione risulti composto, almeno per due quinti, da Amministratori del genere meno rappresentato, con arrotondamento, in caso di numero frazionario, all'unità superiore;
- in caso di cessazione anticipata degli Amministratori dalla carica, l'art. 14.5 dello statuto sociale contempla un meccanismo di cooptazione vincolata, in base al quale è previsto, ove possibile, il subentro dei candidati non eletti che risultino inseriti nella medesima lista di appartenenza degli Amministratori cessati;
- in attuazione di quanto raccomandato dal Codice di Corporate Governance (Raccomandazione n. 15), nonché di quanto previsto dal DM 169/2020, il Consiglio di Amministrazione ha adottato un orientamento in merito al numero massimo di incarichi che i relativi componenti possono rivestire negli organi di amministrazione e di controllo di altre società (ivi incluse le società quotate o di rilevanti dimensioni), al fine di assicurare agli interessati una disponibilità di tempo idonea a garantire un efficace espletamento del ruolo da essi ricoperto nel Consiglio di Amministrazione di Poste Italiane S.p.A.; il documento contenente tale orientamento è consultabile sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it).
Ai sensi dell'art. 147-ter del Testo Unico della Finanza, le liste, corredate della necessaria documentazione, devono essere depositate a cura degli azionisti entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell'Assemblea (ossia entro il 13 aprile 2023). Per il deposito delle liste dovranno essere seguite le seguenti modalità: (i) mediante consegna a mani della relativa documentazione presso gli uffici della Funzione Corporate Affairs/Affari Societari di Poste Italiane S.p.A. (in Viale Europa n. 75 - 00144 Roma, dal lunedì al venerdì, possibilmente dalle ore 10:00 alle ore 18:00), ovvero (ii) all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it; in occasione del deposito delle liste dovranno essere altresì fornite informazioni che consentano l'identificazione di coloro che procedono alla relativa presentazione.
La titolarità della quota minima di partecipazione al capitale della Società necessaria per la presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società. La relativa certificazione, rilasciata da un intermediario autorizzato, può tuttavia essere prodotta anche successivamente al deposito delle liste e purché entro il ventunesimo giorno precedente la data dell'Assemblea (ossia entro il 17 aprile 2023, che rappresenta il termine ultimo previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società).
Si ricorda che, unitamente alle liste, devono essere depositate presso la Società tanto le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la propria candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché l'esistenza dei requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza (anche ai sensi della Raccomandazione n. 7 dei Codice di Corporate Governance), anche di giudizio, e il rispetto dei criteri di correttezza e competenza prescritti per la carica dalla normativa, anche regolamentare, vigente (incluso il DM 169/2020), dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane e dallo statuto sociale, quanto l'ulteriore documentazione indicata dall'art. 144-octies, comma 1, lett. b), della Deliberazione Consob 14 maggio 1999, n. 11971.
Si ricorda altresì che coloro che presentano una lista di minoranza sono destinatari delle raccomandazioni formulate dalla Consob con la Comunicazione n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009.
Si segnala infine che, ai sensi dello statuto sociale, ai fini del riparto degli Amministratori da eleggere, non si tiene conto dei candidati indicati nelle liste che abbiano ottenuto un numero di voti inferiore alla metà della percentuale richiesta per la presentazione delle liste stesse.
Per ulteriori informazioni sulla nomina del Consiglio di Amministrazione, si invitano gli azionisti a prendere visione della relazione illustrativa predisposta dal Consiglio stesso sul relativo punto all’ordine del giorno.
La titolarità della quota minima di partecipazione al capitale della Società necessaria per la presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società. La relativa certificazione, rilasciata da un intermediario autorizzato, può tuttavia essere prodotta anche successivamente al deposito delle liste e purché entro il ventunesimo giorno precedente la data dell'Assemblea (ossia entro il 17 aprile 2023, che rappresenta il termine ultimo previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società).
Si ricorda che, unitamente alle liste, devono essere depositate presso la Società tanto le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la propria candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché l'esistenza dei requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza (anche ai sensi della Raccomandazione n. 7 dei Codice di Corporate Governance), anche di giudizio, e il rispetto dei criteri di correttezza e competenza prescritti per la carica dalla normativa, anche regolamentare, vigente (incluso il DM 169/2020), dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane e dallo statuto sociale, quanto l'ulteriore documentazione indicata dall'art. 144-octies, comma 1, lett. b), della Deliberazione Consob 14 maggio 1999, n. 11971.
Si ricorda altresì che coloro che presentano una lista di minoranza sono destinatari delle raccomandazioni formulate dalla Consob con la Comunicazione n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009.
Si segnala infine che, ai sensi dello statuto sociale, ai fini del riparto degli Amministratori da eleggere, non si tiene conto dei candidati indicati nelle liste che abbiano ottenuto un numero di voti inferiore alla metà della percentuale richiesta per la presentazione delle liste stesse.
Per ulteriori informazioni sulla nomina del Consiglio di Amministrazione, si invitano gli azionisti a prendere visione della relazione illustrativa predisposta dal Consiglio stesso sul relativo punto all’ordine del giorno.
DOCUMENTAZIONE
La documentazione concernente gli argomenti all’ordine del giorno prevista dalle applicabili disposizioni di legge e regolamentari relativa all'Assemblea – ivi comprese, tra l’altro, le relazioni illustrative sulle materie all'ordine del giorno e le relative proposte deliberative, nonché la relazione finanziaria annuale – risulta messa a disposizione del pubblico, nei termini previsti dalla normativa vigente, presso la sede sociale, nella sezione del sito internet della Società (www.posteitaliane.it) dedicata alla presente Assemblea e presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato “eMarket STORAGE” (www.emarketstorage.it).
I soggetti cui spetta il diritto di voto hanno facoltà di ottenere copia della documentazione di cui sopra previo appuntamento da richiedere mediante e-mail all’indirizzo affari.societari@pec.posteitaliane.it.
ALTRE INFORMAZIONI
Per l’esercizio dei diritti degli azionisti, la Società raccomanda l’utilizzo delle forme di comunicazione a distanza indicate nel presente avviso.
Infine, la Società si riserva di apportare e di comunicare integrazioni e/o modifiche al contenuto del presente avviso con congruo anticipo.
La documentazione concernente gli argomenti all’ordine del giorno prevista dalle applicabili disposizioni di legge e regolamentari relativa all'Assemblea – ivi comprese, tra l’altro, le relazioni illustrative sulle materie all'ordine del giorno e le relative proposte deliberative, nonché la relazione finanziaria annuale – risulta messa a disposizione del pubblico, nei termini previsti dalla normativa vigente, presso la sede sociale, nella sezione del sito internet della Società (www.posteitaliane.it) dedicata alla presente Assemblea e presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato “eMarket STORAGE” (www.emarketstorage.it).
I soggetti cui spetta il diritto di voto hanno facoltà di ottenere copia della documentazione di cui sopra previo appuntamento da richiedere mediante e-mail all’indirizzo affari.societari@pec.posteitaliane.it.
ALTRE INFORMAZIONI
Per l’esercizio dei diritti degli azionisti, la Società raccomanda l’utilizzo delle forme di comunicazione a distanza indicate nel presente avviso.
Infine, la Società si riserva di apportare e di comunicare integrazioni e/o modifiche al contenuto del presente avviso con congruo anticipo.
L’estratto dell’avviso di convocazione è pubblicato a cura della Società sul quotidiano “Il Sole 24 Ore” in data 30 marzo 2023.
Roma, 29 marzo 2023
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione
Maria Bianca Farina
Relazioni illustrative e proposte di deliberazione sugli argomenti all’ordine del giorno
Le relazioni illustrative e le proposte di deliberazione sugli argomenti all'ordine del giorno saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale – in proposito, come indicato nell’avviso di convocazione, i soggetti cui spetta il diritto di voto hanno facoltà di ottenere copia della documentazione di cui sopra previo appuntamento da richiedere mediante e-mail all’indirizzo affari.societari@pec.posteitaliane.it – nonché all'interno della presente sezione del sito internet nei termini previsti dalla normativa vigente. Più precisamente:
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul primo argomento all’ordine del giorno (Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2022. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2022)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul secondo argomento all’ordine del giorno (Destinazione dell’utile di esercizio)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul terzo argomento all’ordine del giorno (Determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul quarto argomento all’ordine del giorno (Determinazione della durata in carica del Consiglio di Amministrazione)
Relazione illustrativa sul quinto argomento all’ordine del giorno (Nomina dei componenti il Consiglio di Amministrazione, con il sistema del voto di lista e nel rispetto della normativa di legge e di statuto applicabile)
Relazione illustrativa sul sesto argomento all’ordine del giorno (Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione)
Relazione illustrativa sul settimo argomento all’ordine del giorno (Determinazione del compenso dei componenti il Consiglio di Amministrazione)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sull’ottavo argomento all’ordine del giorno (Relazione sulla politica in materia di remunerazione per l’esercizio 2023)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul nono argomento all’ordine del giorno (Relazione sui compensi corrisposti nell’esercizio 2022)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul decimo argomento all’ordine del giorno (Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sull’undicesimo argomento all’ordine del giorno (Autorizzazione all'acquisto e alla disposizione di azioni proprie, a servizio dei piani di incentivazione basati su strumenti finanziari. Deliberazioni inerenti e conseguenti)
Relazione Finanziaria Annuale 2022
La relazione finanziaria annuale, comprendente il progetto di bilancio di esercizio e il bilancio consolidato al 31 dicembre 2022, unitamente alle rispettive relazioni del Consiglio di Amministrazione e alle attestazioni di cui all'art. 154-bis, comma 5, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale nonché nella presente sezione del sito internet, entro il 17 aprile 2023. Le relazioni redatte dal Collegio Sindacale e dalla società incaricata della revisione legale dei conti della Società saranno messe integralmente a disposizione del pubblico entro il medesimo termine di pubblicazione della relazione finanziaria annuale.
Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari 2022
La relazione sul governo societario e sugli assetti proprietari sarà messa a disposizione del pubblico nella presente sezione del sito internet entro il 17 aprile 2023.
Relazione sulla politica in materia di remunerazione 2023 e sui compensi corrisposti nel 2022
La Relazione sulla politica in materia di remunerazione 2023 e sui compensi corrisposti nel 2022 sarà messa a diposizione del pubblico presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet entro il 17 aprile 2023.
Remuneration Highlights 2023
Documento informativo sui Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari
Il Documento informativo sui Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari sarà messo a diposizione del pubblico presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet entro l’8 aprile 2023.
Le relazioni illustrative e le proposte di deliberazione sugli argomenti all'ordine del giorno saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale – in proposito, come indicato nell’avviso di convocazione, i soggetti cui spetta il diritto di voto hanno facoltà di ottenere copia della documentazione di cui sopra previo appuntamento da richiedere mediante e-mail all’indirizzo affari.societari@pec.posteitaliane.it – nonché all'interno della presente sezione del sito internet nei termini previsti dalla normativa vigente. Più precisamente:
- Contestualmente alla pubblicazione dell'avviso di convocazione, e cioè entro il 29 marzo 2023, saranno pubblicate le relazioni illustrative sugli argomenti all'ordine del giorno posti ai numeri 3 ("Determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione"), 4 ("Determinazione della durata in carica del Consiglio di Amministrazione"), 5 (“Nomina dei componenti il Consiglio di Amministrazione, con il sistema del voto di lista e nel rispetto della normativa di legge e di statuto applicabile”), 6 (“Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione”) e 7 (“Determinazione del compenso dei componenti il Consiglio di Amministrazione”);
- entro l’8 aprile 2023, saranno pubblicate le proposte di deliberazione e le relazioni illustrative sugli argomenti all’ordine del giorno posti ai numeri 1 (“Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2022. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2022”), 2 (“Destinazione dell’utile di esercizio”) e 10 (“Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari”);
- entro il 17 aprile 2023, saranno pubblicate le proposte di deliberazione e le relazioni illustrative sugli argomenti all’ordine del giorno posti ai numeri 8 (“Relazione sulla politica in materia di remunerazione per l’esercizio 2023”), 9 (" Relazione sui compensi corrisposti nell’esercizio 2022") e 11 (“Autorizzazione all'acquisto e alla disposizione di azioni proprie, a servizio dei piani di incentivazione basati su strumenti finanziari. Deliberazioni inerenti e conseguenti”);
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul primo argomento all’ordine del giorno (Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2022. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2022)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul secondo argomento all’ordine del giorno (Destinazione dell’utile di esercizio)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul terzo argomento all’ordine del giorno (Determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul quarto argomento all’ordine del giorno (Determinazione della durata in carica del Consiglio di Amministrazione)
Relazione illustrativa sul quinto argomento all’ordine del giorno (Nomina dei componenti il Consiglio di Amministrazione, con il sistema del voto di lista e nel rispetto della normativa di legge e di statuto applicabile)
Relazione illustrativa sul sesto argomento all’ordine del giorno (Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione)
Relazione illustrativa sul settimo argomento all’ordine del giorno (Determinazione del compenso dei componenti il Consiglio di Amministrazione)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sull’ottavo argomento all’ordine del giorno (Relazione sulla politica in materia di remunerazione per l’esercizio 2023)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul nono argomento all’ordine del giorno (Relazione sui compensi corrisposti nell’esercizio 2022)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul decimo argomento all’ordine del giorno (Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sull’undicesimo argomento all’ordine del giorno (Autorizzazione all'acquisto e alla disposizione di azioni proprie, a servizio dei piani di incentivazione basati su strumenti finanziari. Deliberazioni inerenti e conseguenti)
Relazione Finanziaria Annuale 2022
La relazione finanziaria annuale, comprendente il progetto di bilancio di esercizio e il bilancio consolidato al 31 dicembre 2022, unitamente alle rispettive relazioni del Consiglio di Amministrazione e alle attestazioni di cui all'art. 154-bis, comma 5, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale nonché nella presente sezione del sito internet, entro il 17 aprile 2023. Le relazioni redatte dal Collegio Sindacale e dalla società incaricata della revisione legale dei conti della Società saranno messe integralmente a disposizione del pubblico entro il medesimo termine di pubblicazione della relazione finanziaria annuale.
Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari 2022
La relazione sul governo societario e sugli assetti proprietari sarà messa a disposizione del pubblico nella presente sezione del sito internet entro il 17 aprile 2023.
Relazione sulla politica in materia di remunerazione 2023 e sui compensi corrisposti nel 2022
La Relazione sulla politica in materia di remunerazione 2023 e sui compensi corrisposti nel 2022 sarà messa a diposizione del pubblico presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet entro il 17 aprile 2023.
Remuneration Highlights 2023
Documento informativo sui Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari
Il Documento informativo sui Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari sarà messo a diposizione del pubblico presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet entro l’8 aprile 2023.
Ai sensi dell’art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e dell’art. 10.1 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea e ad esercitare il diritto di voto – esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi dell’art. 106, comma 4, del D.L. 17 marzo 2020, n. 18, convertito in Legge, con modificazioni, dall’art. 1, comma 1, L. 24 aprile 2020, n. 27, la cui efficacia è stata da ultimo prorogata dal Decreto Legge 29 dicembre 2022, n. 198, a propria volta convertito con modificazioni dalla Legge 24 febbraio 2023, n. 14, secondo quanto più in dettaglio indicato nella pagina dedicata alle “Modalità di intervento in Assemblea” – coloro in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato sulla base delle evidenze contabili relative al termine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (ossia il 26 aprile 2023).
Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea.
La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 3 maggio 2023), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea.
La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 3 maggio 2023), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
- Delega ex art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n.58 (la “Delega al Rappresentante Designato”)
La Delega conferita al Rappresentante Designato ai sensi dell’art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e dell’art. 11.5 dello statuto sociale deve contenere istruzioni di voto su tutte o su alcune delle proposte all'ordine del giorno e ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto.
Si rammenta che le azioni per le quali viene conferita la Delega al Rappresentante Designato, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non sono state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono invece computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l'approvazione delle delibere.
Il conferimento della Delega al Rappresentante Designato non comporta alcuna spesa per il socio, fatta eccezione per quelle di eventuale spedizione della delega stessa.
Si precisa che, ai fini dell'intervento e dell'esercizio del diritto di voto, il conferimento della Delega al Rappresentante Designato non esime l'avente diritto dall'obbligo di richiedere all'intermediario abilitato la comunicazione alla Società attestante la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto, ai sensi dell'art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Ai fini del conferimento della Delega al Rappresentante Designato deve essere utilizzato lo specifico modulo disponibile sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it)
Modulo di Delega al Rappresentante Designato
Come indicato nell’avviso di convocazione, la Delega al Rappresentante Designato, con le istruzioni voto, completa in ogni suo campo e debitamente sottoscritta, deve essere fatta pervenire a quest’ultimo – unitamente alla copia di un documento di identità del delegante avente validità corrente o, qualora il delegante sia una persona giuridica, del legale rappresentante pro tempore ovvero di altro soggetto munito di idonei poteri, unitamente a documentazione idonea ad attestarne qualifica e poteri – entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea, ossia il 4 maggio 2023, con una delle seguenti alternative modalità:
- trasmissione di copia riprodotta informaticamente (PDF) all’indirizzo di posta elettronica certificata RD@pec.euronext.com (oggetto "Delega Assemblea Poste Italiane 2023") dalla propria casella di posta elettronica certificata (o, in mancanza, dalla propria casella di posta elettronica ordinaria; in tal caso la delega con le istruzioni di voto deve essere sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale);
- trasmissione in originale, tramite corriere o raccomandata A/R, all’indirizzo Monte Titoli S.p.A. – c.a. Ufficio Register & AGM Services, all’indirizzo Piazza degli Affari n. 6, 20123 Milano (Rif. “Delega Assemblea Poste Italiane 2023") anticipandone copia riprodotta informaticamente (PDF) a mezzo posta elettronica ordinaria alla casella RD@pec.euronext.com (oggetto "Delega Assemblea Poste Italiane 2023").
- notifica in via elettronica tramite questo link alla sezione del sito internet del Rappresentante Designato dedicata alla presente Assemblea.
Per eventuali chiarimenti inerenti al conferimento della delega al Rappresentante Designato (e in particolare circa la compilazione del modulo di delega e delle Istruzioni di voto e la loro trasmissione) i soggetti legittimati possono contattare Monte Titoli S.p.A. via e-mail all’indirizzo RegisterServices@euronext.com o al numero telefonico (+39) 02.33635810 (nei giorni d’ufficio aperti, dalle 9:00 alle 17:00).
- Delega e/o subdelega ex art. 135-novies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n.58 (la “Delega Ordinaria”)
A tal fine, potrà essere utilizzato il modulo di delega/subdelega reperibile nella presente sezione del sito internet, da inviare a Monte Titoli – unitamente alla copia di un documento di identità dell’azionista delegante avente validità corrente o, qualora l’azionista delegante sia una persona giuridica, del legale rappresentante pro tempore ovvero di altro soggetto munito di idonei poteri, unitamente a documentazione idonea ad attestarne qualifica e poteri – con una delle seguenti alternative modalità:
- trasmissione di copia riprodotta informaticamente (PDF) all’indirizzo di posta elettronica certificata RD@pec.euronext.com (oggetto "Delega Assemblea Poste Italiane 2023") dalla propria casella di posta elettronica certificata (o, in mancanza, dalla propria casella di posta elettronica ordinaria, in tal caso la delega con le istruzioni di voto deve essere sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale);
- trasmissione in originale, tramite corriere o raccomandata A/R, all’indirizzo Monte Titoli S.p.A. – c.a. Ufficio Register & AGM Services, all’indirizzo Piazza degli Affari n. 6, 20123 Milano (Rif. “Delega Assemblea Poste Italiane 2023") anticipandone copia riprodotta informaticamente (PDF) a mezzo posta elettronica ordinaria alla casella RD@pec.euronext.com (oggetto "Delega Assemblea Poste Italiane 2023").
La Delega Ordinaria può contenere istruzioni di voto su tutte o su alcune delle proposte relative alle materie all’ordine del giorno, restando inteso che Monte Titoli non esprimerà alcun voto in Assemblea in relazione a quelle proposte per cui non abbia ricevuto precise istruzioni di voto.
Al fine di consentire alla Società e a Monte Titoli di ricevere e verificare le Deleghe Ordinarie con anticipo rispetto all’inizio dei lavori assembleari, si raccomanda ai soggetti legittimati di far pervenire le loro Deleghe Ordinarie preferibilmente entro le ore 18:00 del 7 maggio 2023.
Le Deleghe Ordinarie e/o le relative istruzioni di voto sono revocabili sino all’inizio dei lavori assembleari inviando una email all’indirizzo RD@pec.euronext.com.
Per eventuali chiarimenti inerenti al conferimento della delega al Rappresentante Designato (e in particolare circa la compilazione del modulo di delega e delle Istruzioni di voto e la loro trasmissione) i soggetti legittimati possono contattare Monte Titoli S.p.A. via e-mail all’indirizzo RegisterServices@euronext.com o al numero telefonico (+39) 02.33635810 (nei giorni d’ufficio aperti, dalle 9:00 alle 17:00).
Ai sensi dell'art. 126-bis, comma 1, primo periodo, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale, possono chiedere, per iscritto, entro dieci giorni dalla pubblicazione dell'avviso di convocazione – in proposito, tenuto conto che tale termine giungerebbe a scadenza il giorno 8 aprile 2023, ossia il sabato antecedente le festività nazionali coincidenti con la Pasqua, tale termine viene posticipato all’11 aprile 2023 – l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno.
L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Sono legittimati a presentare richieste di integrazione dell'ordine del giorno ovvero proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente.
Esse possono essere trasmesse alla Società via email, all’indirizzo assemblea.integrazioneodg@posteitaliane.it.
La Società si riserva il diritto di non accettare le domande di integrazione che risultino illeggibili o trasmesse con file danneggiati o comunque illeggibili. Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alla domanda di integrazione un recapito telefonico o posta elettronica del mittente.
Si rammenta che, ai sensi dell'art. 126-bis, comma 4, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che richiedono l'integrazione dell'ordine del giorno ovvero la presentazione di nuove proposte di delibera su materie già all'ordine del giorno devono predisporre una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. Tale relazione deve essere trasmessa alla Società, con le modalità sopra previste, entro il termine previsto per la presentazione della richiesta di integrazione.
Delle integrazioni all'ordine del giorno o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno di cui sopra è data notizia nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione, almeno quindici giorni prima della data fissata per l'Assemblea, ovverosia entro il 23 aprile 2023.
Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, nonché le suddette relazioni illustrative (accompagnate da eventuali valutazioni del Consiglio di Amministrazione), saranno messe a disposizione dalla Società presso la sede sociale e all'interno della presente sezione del sito internet contestualmente alla pubblicazione della notizia della presentazione.
Informativa sul trattamento dei dati personali
L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Sono legittimati a presentare richieste di integrazione dell'ordine del giorno ovvero proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente.
Esse possono essere trasmesse alla Società via email, all’indirizzo assemblea.integrazioneodg@posteitaliane.it.
La Società si riserva il diritto di non accettare le domande di integrazione che risultino illeggibili o trasmesse con file danneggiati o comunque illeggibili. Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alla domanda di integrazione un recapito telefonico o posta elettronica del mittente.
Si rammenta che, ai sensi dell'art. 126-bis, comma 4, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che richiedono l'integrazione dell'ordine del giorno ovvero la presentazione di nuove proposte di delibera su materie già all'ordine del giorno devono predisporre una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. Tale relazione deve essere trasmessa alla Società, con le modalità sopra previste, entro il termine previsto per la presentazione della richiesta di integrazione.
Delle integrazioni all'ordine del giorno o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno di cui sopra è data notizia nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione, almeno quindici giorni prima della data fissata per l'Assemblea, ovverosia entro il 23 aprile 2023.
Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, nonché le suddette relazioni illustrative (accompagnate da eventuali valutazioni del Consiglio di Amministrazione), saranno messe a disposizione dalla Società presso la sede sociale e all'interno della presente sezione del sito internet contestualmente alla pubblicazione della notizia della presentazione.
Informativa sul trattamento dei dati personali
In ragione delle modalità di intervento in Assemblea indicate nell’avviso di convocazione (per maggiori dettagli si rinvia all’avviso stesso e/o alla sezione del sito dedicata alle “MODALITÀ DI INTERVENTO IN ASSEMBLEA”) – con riferimento a quanto stabilito dall’art. 126-bis, comma 1, terzo periodo, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, secondo cui colui al quale spetta il diritto di voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea – la Società comunica che:
Punti 6 e 7 all'ordine del giorno - Proposte azionista Ministero dell’Economia e delle Finanze
Informativa sul trattamento dei dati personali
- tali eventuali proposte – da formularsi in modo chiaro e completo – dovranno essere trasmesse alla Società, all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it, entro il 21 aprile 2023, affinché i titolari del diritto di voto possano prenderne visione ai fini del conferimento delle deleghe e/o subdeleghe al Rappresentante Designato, con relative istruzioni di voto (secondo quanto precisato nella pagina web “Modalità di intervento in Assemblea”);
- la legittimazione a formulare le proposte dovrà essere attestata da una comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, relativa alla titolarità della partecipazione;
- la Società provvederà a pubblicare tempestivamente (e, in ogni caso, entro il 24 aprile 2023) in un’apposita sezione del sito internet le suddette proposte, riservandosi di verificarne – ai fini della pubblicazione delle medesime – la pertinenza rispetto agli argomenti all’ordine del giorno, la completezza, la conformità alla normativa applicabile, nonché la legittimazione dei relativi proponenti.
Punti 6 e 7 all'ordine del giorno - Proposte azionista Ministero dell’Economia e delle Finanze
Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi dell'art. 127-ter del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, coloro ai quali spetta il diritto di voto in assemblea, in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno prima dell'Assemblea, entro il termine indicato appresso.
La Società può fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto. Non è dovuta una risposta, neppure in Assemblea, alle domande poste prima della stessa, quando le informazioni richieste siano già disponibili in formato "domanda e risposta" nella presente sezione del sito internet ovvero quando la risposta sia stata già pubblicata in tale sezione.
Coloro che intendono avvalersi di tale facoltà devono fare pervenire le proprie domande alla Società entro la data indicata nell’art. 83-sexies, comma 2, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (ossia, entro il settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea, e quindi entro il 26 aprile 2023). Essi sono invitati a indicare espressamente il punto all'ordine del giorno cui le singole domande proposte fanno riferimento.
Le domande possono essere trasmesse alla Società via email, all’indirizzo assemblea.domande@posteitaliane.it ovvero all’indirizzo affari.societari@pec.posteitaliane.it.
Per consentire l'identificazione da parte della Società, unitamente alle domande, gli interessati devono indicare: nome e cognome; luogo e data di nascita; codice fiscale; indirizzo e-mail; numero di telefono.
La Società si riserva il diritto di non rispondere alle domande che risultino illeggibili o trasmesse con file danneggiati o comunque illeggibili.
Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alle domande un recapito telefonico o di posta elettronica del mittente.
Al fine di consentire agli aventi diritto al voto di esprimere il proprio voto tramite il Rappresentante Designato, anche tenendo conto dei riscontri forniti dalla Società a dette domande, alle stesse pervenute entro il termine sopra indicato sarà data risposta, al più tardi, almeno quattro giorni prima dell'Assemblea (ossia entro il 4 maggio 2023) mediante pubblicazione nella presente sezione del sito internet.
Domande e risposte prima dell’Assemblea 2023
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La Società può fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto. Non è dovuta una risposta, neppure in Assemblea, alle domande poste prima della stessa, quando le informazioni richieste siano già disponibili in formato "domanda e risposta" nella presente sezione del sito internet ovvero quando la risposta sia stata già pubblicata in tale sezione.
Coloro che intendono avvalersi di tale facoltà devono fare pervenire le proprie domande alla Società entro la data indicata nell’art. 83-sexies, comma 2, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (ossia, entro il settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea, e quindi entro il 26 aprile 2023). Essi sono invitati a indicare espressamente il punto all'ordine del giorno cui le singole domande proposte fanno riferimento.
Le domande possono essere trasmesse alla Società via email, all’indirizzo assemblea.domande@posteitaliane.it ovvero all’indirizzo affari.societari@pec.posteitaliane.it.
Per consentire l'identificazione da parte della Società, unitamente alle domande, gli interessati devono indicare: nome e cognome; luogo e data di nascita; codice fiscale; indirizzo e-mail; numero di telefono.
La Società si riserva il diritto di non rispondere alle domande che risultino illeggibili o trasmesse con file danneggiati o comunque illeggibili.
Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alle domande un recapito telefonico o di posta elettronica del mittente.
Al fine di consentire agli aventi diritto al voto di esprimere il proprio voto tramite il Rappresentante Designato, anche tenendo conto dei riscontri forniti dalla Società a dette domande, alle stesse pervenute entro il termine sopra indicato sarà data risposta, al più tardi, almeno quattro giorni prima dell'Assemblea (ossia entro il 4 maggio 2023) mediante pubblicazione nella presente sezione del sito internet.
Domande e risposte prima dell’Assemblea 2023
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Ai sensi di quanto previsto dal Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e dallo statuto sociale, i componenti il Consiglio di Amministrazione saranno eletti mediante voto di lista. In proposito, il Consiglio di Amministrazione in scadenza ha formulato, su proposta del Comitato Nomine e Corporate Governance, appositi orientamenti sulla dimensione e composizione del Consiglio di prossima nomina, in attuazione di quanto raccomandato dal Codice di Corporate Governance (art. 4, Principio XIII, Raccomandazione n. 23), alla quale la Società ha inteso conformarsi nonostante la Raccomandazione in questione sia indirizzata alle società diverse da quelle a proprietà concentrata (tra le quali rientra invece la Società in ragione dell’attuale composizione del proprio azionariato). Tali orientamenti sono consultabili sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it). In proposito, sempre secondo quanto indicato per le società diverse da quelle a proprietà concentrata nella medesima Raccomandazione sopra citata del Codice di Corporate Governance, è altresì suggerito agli azionisti che presentino una lista che contenga un numero di candidati superiore alla metà dei componenti da eleggere di: (i) fornire adeguata informativa, nella documentazione presentata per il deposito della lista, circa la rispondenza della lista all’orientamento espresso dall’organo di amministrazione; e (ii) indicare il proprio candidato alla carica di presidente dell’organo di amministrazione, la cui nomina avviene secondo le modalità individuate nello statuto.
Le liste dei candidati alla carica di Amministratore potranno essere presentate dagli azionisti che, da soli o insieme ad altri azionisti, risultino titolari di almeno l’1% del capitale sociale. Si ricorda che ogni azionista può presentare o concorrere alla presentazione di una sola lista e ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità. La predisposizione, il deposito e la pubblicazione delle liste dovranno avvenire secondo le modalità e nei termini previsti o richiamati dall'art. 14 dello statuto sociale, cui si fa pertanto rinvio per quanto appresso non espressamente indicato.
Predisposizione delle liste
Per quanto riguarda la predisposizione delle liste e la composizione del Consiglio di Amministrazione, si segnala in particolare che:
- i candidati devono essere elencati nelle liste mediante un numero progressivo;
- ai sensi dell'art. 147-quinquies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, gli amministratori di società con azioni quotate devono possedere i requisiti di onorabilità stabiliti per i sindaci di società con azioni quotate, attualmente disciplinati dall'art. 2 del Decreto del Ministero della Giustizia n. 162 del 30 marzo 2000;
- in aggiunta a quanto sopra, i candidati alla carica di amministratore devono altresì possedere i requisiti di onorabilità (ivi inclusa l’inesistenza di cause di ineleggibilità o decadenza di cui all’art. 14.3 dello statuto sociale), nonché rispettare gli ulteriori requisiti e criteri indicati (i) dalla normativa, anche regolamentare, vigente (tra cui il Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze n. 169 del 23 novembre 2020, recante il “Regolamento in materia di requisiti e criteri di idoneità allo svolgimento dell'incarico degli esponenti aziendali delle banche, degli intermediari finanziari, dei confidi, degli istituti di moneta elettronica, degli istituti di pagamento e dei sistemi di garanzia dei depositanti”, di seguito anche “D.M. 169/2020”), (ii) dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane (in ragione, tra l’altro, sia delle attività condotte per il tramite del Patrimonio BancoPosta, sia della circostanza che Poste Italiane detiene l’intero capitale sociale di PostePay S.p.A., istituto di moneta elettronica), e (iii) dallo statuto sociale;
- ai sensi dall'art. 14.4, settimo comma, dello statuto sociale, ciascuna lista deve includere almeno due candidati in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge (vale a dire i requisiti di indipendenza applicabili ai sindaci di società con azioni quotate), menzionando distintamente tali candidati e indicando uno di essi al primo posto della lista;
- ai sensi dell'art. 14.4, ottavo comma, dello statuto sociale e dell’art. 147-ter, comma 1-ter, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, le liste che presentano un numero di candidati pari o superiore a tre devono inoltre includere candidati del genere meno rappresentato in modo da garantire che il nuovo Consiglio di Amministrazione risulti composto, almeno per due quinti, da Amministratori del genere meno rappresentato, con arrotondamento, in caso di numero frazionario, all’unità superiore, secondo quanto al riguardo previsto dall’art. 144-undecies.1, comma 3, della Deliberazione Consob 14 maggio 1999, n. 11971);
- in caso di cessazione anticipata degli Amministratori dalla carica, l’art. 14.5 dello statuto sociale contempla un meccanismo di cooptazione vincolata, in base al quale è previsto, ove possibile, il subentro dei candidati non eletti che risultino inseriti nella medesima lista di appartenenza degli Amministratori cessati.
Deposito delle liste
Ai sensi dell'art. 147-ter del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, le liste, corredate della necessaria documentazione, devono essere depositate a cura degli azionisti entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell'Assemblea, ossia entro il 13 aprile 2023.
Per il deposito delle liste dovranno essere seguite le seguenti modalità:
- mediante consegna a mani della relativa documentazione presso gli uffici della Funzione Corporate Affairs/Affari Societari di Poste Italiane S.p.A. (in Viale Europa n. 75 - 00144 Roma, dal lunedì al venerdì, possibilmente dalle ore 10:00 alle ore 18:00); ovvero
- tramite l’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it.
La Società si riserva il diritto di non accettare la documentazione inviata a mezzo posta elettronica che risulti illeggibile o trasmessa con file danneggiati o comunque illeggibili.
Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento della documentazione per il deposito delle liste un recapito telefonico o posta elettronica del mittente.
La titolarità della quota minima di partecipazione al capitale della Società necessaria per la presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società. La relativa certificazione, rilasciata da un intermediario autorizzato, può tuttavia essere prodotta anche successivamente al deposito delle liste e purché entro il ventunesimo giorno precedente la data dell'Assemblea (ossia entro il 17 aprile 2023, che rappresenta il termine ultimo previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società).
Si ricorda che, unitamente alle liste, devono essere depositate presso la Società tanto le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la propria candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché l'esistenza dei requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza (anche ai sensi della Raccomandazione n. 7 dei Codice di Corporate Governance), anche di giudizio, e il rispetto dei criteri di correttezza e competenza prescritti per la carica (i) dalla normativa, anche regolamentare, vigente (incluso il D.M. 169/2020), (ii) dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane (in ragione, tra l’altro, sia delle attività condotte per il tramite del Patrimonio BancoPosta, sia della circostanza che Poste Italiane detiene l’intero capitale sociale di PostePay S.p.A., istituto di moneta elettronica), e (iii) dallo statuto sociale, quanto l'ulteriore documentazione indicata dall'art. 144-octies, comma 1, lett. b), della Deliberazione Consob 14 maggio 1999, n. 11971 (tra cui un’esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati).
Si ricorda che con Comunicazione n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009, la Consob ha raccomandato agli Azionisti che presentano una lista di minoranza per la nomina del Consiglio di Amministrazione di depositare, unitamente alla lista, una dichiarazione “che attesti l’assenza dei rapporti di collegamento, anche indiretti, di cui all’articolo 147-ter, comma 3 del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e all’articolo 144-quinquies della Deliberazione Consob 14 maggio 1999, n. 11971, con gli azionisti che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, ove individuabili sulla base delle comunicazioni delle partecipazioni rilevanti di cui all’articolo 120 del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 o della pubblicazione dei patti parasociali ai sensi dell'articolo 122 del medesimo Decreto”, specificando, ove esistenti, le relazioni significative con detti azionisti di controllo o di maggioranza relativa, nonché le motivazioni per le quali tali relazioni non sono state considerate determinanti per l’esistenza dei citati rapporti di collegamento.
Si segnala a tale riguardo che, in base alle comunicazioni di cui all’articolo 120 del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e alle risultanze del libro soci, la Società risulta soggetta al controllo di diritto da parte del Ministero dell’Economia e delle Finanze (“Ministero”), che ne detiene, in via diretta, una partecipazione pari al 29,26% del capitale sociale; si precisa altresì che Cassa depositi e prestiti S.p.A. (società a sua volta controllata dal Ministero) detiene un’ulteriore partecipazione pari al 35% del capitale sociale della Società. Il Ministero non esercita peraltro su Poste Italiane alcuna attività di direzione e coordinamento, in quanto la Società adotta le decisioni gestionali in piena autonomia e nel rispetto delle competenze dei propri organi; ciò risulta confermato dall’art. 19, comma 6, del Decreto-Legge n. 78/2009 (convertito con Legge n. 102/2009), che ha chiarito che allo Stato italiano non trova applicazione la disciplina contenuta nel codice civile in materia di direzione e coordinamento di società.
In occasione del deposito delle liste, dovranno essere altresì fornite informazioni che consentano l'identificazione di coloro che procedono alla relativa presentazione.
Pubblicazione delle liste
Le liste sono messe a disposizione del pubblico, a cura della Società, presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet, almeno ventuno giorni prima dell'Assemblea (ossia entro il 17 aprile 2023) corredate:
- da un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati;
- dalla dichiarazione circa l'eventuale possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge (vale a dire i requisiti applicabili ai sindaci di società con azioni quotate);
- dall'indicazione dell'identità dei soci che hanno presentato le liste e della percentuale di partecipazione al capitale sociale da essi complessivamente detenuta.
Lista 1 – Ministero dell’Economia e delle Finanze
Lista 2 – Investitori Istituzionali
Orientamento sulla dimensione e sulla composizione del Consiglio di Amministrazione
Informativa sul trattamento dei dati personali