AVVISO DI CONVOCAZIONE
Poste Italiane S.p.A.Sede in Roma - Viale Europa, n. 190
Capitale sociale € 1.306.110.000,00 interamente versato
Codice Fiscale e Registro delle Imprese di Roma n. 97103880585
R.E.A. di Roma n. 842633
Partita I.V.A. n. 01114601006
CONVOCAZIONE DI ASSEMBLEA ORDINARIA E STRAORDINARIA
L’Assemblea degli azionisti è convocata in sede ordinaria e straordinaria per il giorno 29 maggio 2018, in unica convocazione, alle ore 14:00 in Roma, presso la sala “Auditorium Capitalis” del Palazzo dei Congressi, Viale della Pittura n. 50, per discutere e deliberare sul seguenteOrdine del giorno
Parte ordinaria:
- Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2017. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2017.
- Destinazione dell’utile di esercizio.
- Relazione sulla remunerazione.
- Piano di incentivazione, basato su strumenti finanziari, per il personale più rilevante del Patrimonio BancoPosta.
- Autorizzazione all'acquisto e alla disposizione di azioni proprie. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
- Integrazione del compenso relativo all’incarico di revisione legale dei conti del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato di Poste Italiane S.p.A. per ciascun esercizio del triennio 2017 – 2019 ai sensi degli artt. 13, 14 e 16 del D.Lgs. n. 39/2010.
- Modifica del Patrimonio Destinato denominato “BancoPosta” (Patrimonio BancoPosta) conseguente alla rimozione del vincolo di destinazione relativamente a (i) attività, beni e rapporti giuridici che costituiscono il ramo d’azienda inerente la monetica ed i servizi di pagamento, nonché (ii) insieme dei rapporti giuridici inerenti le attività di back office e le attività antiriciclaggio. Conseguente modifica del Regolamento del Patrimonio BancoPosta. Ulteriori modifiche del Regolamento del Patrimonio BancoPosta in merito alle regole di gestione e di controllo del Patrimonio BancoPosta. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
- Apporto di nuovi mezzi patrimoniali da parte di Poste Italiane S.p.A. al Patrimonio BancoPosta al fine di garantire il riequilibrio del leverage ratio. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
INFORMAZIONI SUL CAPITALE SOCIALE
Alla data del presente avviso di convocazione, il capitale sociale di Poste Italiane S.p.A. è pari ad € 1.306.110.000,00, interamente sottoscritto e versato, suddiviso in n. 1.306.110.000 azioni ordinarie prive dell’indicazione del valore nominale.LEGITTIMAZIONE ALL’INTERVENTO IN ASSEMBLEA ED ALL’ESERCIZIO DEL DIRITTO DI VOTO
Ai sensi dell’art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (d’ora in avanti, per brevità, indicato come “Testo Unico della Finanza”) e dell’art. 10.1 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea e ad esercitare il diritto di voto coloro in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato sulla base delle evidenze contabili relative al termine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (ossia il 18 maggio 2018, c.d. record date). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea.La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 24 maggio 2018), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
RAPPRESENTANZA IN ASSEMBLEA
Delega ordinariaColoro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare in Assemblea ai sensi di legge, mediante delega conferita per iscritto ovvero con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell'art. 21, comma 2, del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82. A tal fine potrà essere utilizzato il modulo di delega reperibile nella sezione del sito internet della Società (www.posteitaliane.it) dedicata alla presente Assemblea. La delega può essere fatta pervenire alla Società a mezzo posta (all’indirizzo Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma – Rif. “Delega di voto”), ovvero via email all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it, ovvero via fax al numero +39 06 59585733. Ai sensi dell'art. 11.1 dello statuto sociale, la delega può altresì essere notificata alla Società in via elettronica fino all'avvio dei lavori assembleari, utilizzando l'indicata sezione del sito internet di Poste Italiane dedicata alla presente Assemblea. Il rappresentante può, in luogo dell'originale, consegnare o trasmettere alla Società una copia della delega, anche su supporto informatico, attestando sotto la propria responsabilità la conformità della delega all'originale e l'identità del delegante.
Delega al rappresentante designato dalla Società
La delega può altresì essere conferita, senza spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione), a Società per Amministrazioni Fiduciarie Spafid S.p.A. (“SPAFID S.p.A.”), con sede legale in Milano, rappresentante all’uopo designato da parte della Società ai sensi dell’art. 135-undecies del Testo Unico della Finanza e dell’art. 11.5 dello statuto sociale.
A tale riguardo potrà essere utilizzato lo specifico modulo disponibile, con le relative istruzioni per la compilazione e trasmissione, nella sezione del sito internet della società www.posteitaliane.it dedicata alla presente Assemblea nonché presso la sede sociale.
La delega al rappresentante designato deve contenere istruzioni di voto su tutte ovvero su alcune delle materie all’ordine del giorno e può essere consegnata a mano, in orario d’ufficio (dalle ore 9:00 alle ore 17:00), ovvero trasmessa con lettera raccomandata A/R o spedizione tramite corriere al predetto rappresentante entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (i.e. il 25 maggio 2018), al seguente indirizzo: SPAFID S.p.A. (Rif. “Delega Assemblea Poste Italiane 2018”), Foro Buonaparte n. 10, 20121 Milano. Fermo restando l’invio della delega in originale, completa delle istruzioni di voto, la stessa può essere notificata a SPAFID S.p.A., anche in via elettronica, all’indirizzo di posta certificata assemblee@pec.spafid.it. L’invio al predetto indirizzo di posta elettronica certificata della delega sottoscritta con firma digitale, ai sensi della normativa vigente, soddisfa il requisito della forma scritta.
Entro il suddetto termine, la delega e le istruzioni di voto possono sempre essere revocate con le modalità sopra indicate. La delega ha effetto solo per le proposte in relazione alle quali sono state conferite istruzioni di voto. Le azioni per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell’Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non sono state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l’approvazione delle delibere.
INTEGRAZIONE DELL’ORDINE DEL GIORNO E PRESENTAZIONE DI NUOVE PROPOSTE DI DELIBERA
Ai sensi dell'art. 126-bis del Testo Unico della Finanza, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale possono chiedere per iscritto, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione, ossia entro il 7 maggio 2018, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno dell'Assemblea (fermo restando, a tale ultimo riguardo, che colui al quale spetta il diritto di voto può comunque presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea). L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle indicate all'art. 125-ter, comma 1, del Testo Unico della Finanza. Sono legittimati a richiedere l'integrazione dell'ordine del giorno ovvero a presentare proposte di delibera i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione richiesta, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente. Per ulteriori informazioni sul diritto di integrazione dell'ordine del giorno e di presentazione di proposte di delibera, nonché circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.DIRITTO DI PORRE DOMANDE PRIMA DELL’ASSEMBLEA
Ai sensi dell'art. 127-ter del Testo Unico della Finanza, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea coloro ai quali spetta il diritto di voto e in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente. Coloro che intendono avvalersi di tale facoltà devono fare pervenire le proprie domande alla Società al più tardi tre giorni prima della data dell'Assemblea (ossia entro il 26 maggio 2018). Alle domande pervenute prima dell'Assemblea sarà data risposta, al più tardi, durante l'Assemblea stessa, secondo le modalità stabilite in tale sede. Per ulteriori informazioni sul diritto di porre domande prima dell'Assemblea e circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
DOCUMENTAZIONE
La documentazione concernente gli argomenti all’ordine del giorno prevista dalle applicabili disposizioni di legge e regolamentari relativa all'Assemblea – ivi comprese, tra l’altro, le relazioni illustrative sulle materie all'ordine del giorno e le relative proposte deliberative, nonché la relazione finanziaria annuale – sarà messa a disposizione del pubblico, nei termini previsti dalla normativa vigente, presso la sede sociale, nella sezione del sito internet della Società (www.posteitaliane.it) dedicata alla presente Assemblea e presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato “eMarket STORAGE” (www.emarketstorage.com). I soci e, se diversi, i soggetti legittimati all'intervento in Assemblea hanno facoltà di ottenerne copia.Per informazioni dettagliate sulle modalità e sui termini di pubblicazione della documentazione assembleare è possibile consultare la sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
ALTRE INFORMAZIONI
Le delibere di cui all’ordine del giorno non danno diritto a recesso.Per agevolare la verifica della propria legittimazione all’intervento in Assemblea, i titolari di diritto di voto possono fare pervenire la documentazione comprovante tale legittimazione alla Società a mezzo posta (all’indirizzo Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma – Rif. “Legittimazione intervento all’Assemblea”), ovvero via fax al n. +39 06 59585733, almeno tre giorni di mercato aperto prima della data fissata per l’Assemblea (ossia il 24 maggio 2018).
Gli esperti, gli analisti finanziari, i giornalisti accreditati e gli altri soggetti che intendano assistere all’Assemblea, dovranno far pervenire apposita richiesta alla Società a mezzo posta (all’indirizzo Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma – Rif. “Richiesta di assistere all’Assemblea”) ovvero via fax al n. +39 06 59585733, almeno tre giorni di mercato aperto prima della data fissata per l’Assemblea (ossia il 24 maggio 2018).
Non è prevista per tale Assemblea la possibilità di partecipare con mezzi elettronici.
I legittimati ad intervenire in Assemblea sono invitati a presentarsi in anticipo rispetto all’orario di convocazione della riunione per agevolare le operazioni di registrazione, le quali avranno inizio a partire dalle ore 12:00.
Un servizio di assistenza assembleare è a disposizione per eventuali ulteriori informazioni ai seguenti numeri: telefono n. +39 02 80687219 (attivo nei giorni feriali, in orario di ufficio) - fax n. +39 02 875317.
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione
Maria Bianca Farina
Maria Bianca Farina
L’estratto dell’avviso di convocazione è stato altresì pubblicato a cura della Società sul quotidiano "Il Sole 24 Ore" in data 28 aprile 2018.
Relazioni illustrative e proposte di deliberazione sugli argomenti all’ordine del giorno
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul primo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2017. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2017)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul secondo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Destinazione dell'utile di esercizio)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul terzo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Relazione sulla remunerazione)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul quarto argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Piano di incentivazione, basato su strumenti finanziari, per il personale più rilevante del Patrimonio BancoPosta)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul quinto argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Autorizzazione all'acquisto e alla disposizione di azioni proprie. Deliberazioni inerenti e conseguenti)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul sesto argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Integrazione del compenso relativo all’incarico di revisione legale dei conti del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato di Poste Italiane S.p.A. per ciascun esercizio del triennio 2017 – 2019 ai sensi degli artt. 13, 14 e 16 del D.Lgs. n. 39/2010)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul primo argomento all'ordine del giorno di parte straordinaria (Modifica del Patrimonio Destinato denominato “BancoPosta” (Patrimonio BancoPosta) conseguente alla rimozione del vincolo di destinazione relativamente a (i) attività, beni e rapporti giuridici che costituiscono il ramo d’azienda inerente la monetica ed i servizi di pagamento, nonché (ii) insieme dei rapporti giuridici inerenti le attività di back office e le attività antiriciclaggio. Conseguente modifica del Regolamento del Patrimonio BancoPosta. Ulteriori modifiche del Regolamento del Patrimonio BancoPosta in merito alle regole di gestione e di controllo del Patrimonio BancoPosta. Deliberazioni inerenti e conseguenti)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul secondo argomento all'ordine del giorno di parte straordinaria (Apporto di nuovi mezzi patrimoniali da parte di Poste Italiane S.p.A. al Patrimonio BancoPosta al fine di garantire il riequilibrio del leverage ratio. Deliberazioni inerenti e conseguenti)
Relazione Finanziaria Annuale 2017
Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari per l'esercizio 2017
Relazione sulla remunerazione 2018
Documento informativo sul Piano di incentivazione basato su strumenti finanziari, per il personale più rilevante del Patrimonio BancoPosta
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul primo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2017. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2017)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul secondo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Destinazione dell'utile di esercizio)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul terzo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Relazione sulla remunerazione)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul quarto argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Piano di incentivazione, basato su strumenti finanziari, per il personale più rilevante del Patrimonio BancoPosta)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul quinto argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Autorizzazione all'acquisto e alla disposizione di azioni proprie. Deliberazioni inerenti e conseguenti)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul sesto argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Integrazione del compenso relativo all’incarico di revisione legale dei conti del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato di Poste Italiane S.p.A. per ciascun esercizio del triennio 2017 – 2019 ai sensi degli artt. 13, 14 e 16 del D.Lgs. n. 39/2010)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul primo argomento all'ordine del giorno di parte straordinaria (Modifica del Patrimonio Destinato denominato “BancoPosta” (Patrimonio BancoPosta) conseguente alla rimozione del vincolo di destinazione relativamente a (i) attività, beni e rapporti giuridici che costituiscono il ramo d’azienda inerente la monetica ed i servizi di pagamento, nonché (ii) insieme dei rapporti giuridici inerenti le attività di back office e le attività antiriciclaggio. Conseguente modifica del Regolamento del Patrimonio BancoPosta. Ulteriori modifiche del Regolamento del Patrimonio BancoPosta in merito alle regole di gestione e di controllo del Patrimonio BancoPosta. Deliberazioni inerenti e conseguenti)
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul secondo argomento all'ordine del giorno di parte straordinaria (Apporto di nuovi mezzi patrimoniali da parte di Poste Italiane S.p.A. al Patrimonio BancoPosta al fine di garantire il riequilibrio del leverage ratio. Deliberazioni inerenti e conseguenti)
Relazione Finanziaria Annuale 2017
Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari per l'esercizio 2017
Relazione sulla remunerazione 2018
Documento informativo sul Piano di incentivazione basato su strumenti finanziari, per il personale più rilevante del Patrimonio BancoPosta
Ai sensi dell’art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e dell’art. 10.1 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea e ad esercitare il diritto di voto coloro in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato sulla base delle evidenze contabili relative al termine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (ossia il 18 maggio 2018). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea.
La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 24 maggio 2018), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 24 maggio 2018), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
Delega Ordinaria
Ai sensi degli artt. 135-novies e ss. del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare in Assemblea mediante delega conferita per iscritto ai sensi della normativa vigente. La delega può altresì essere conferita con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell'art. 21, comma 2, del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
Si rammenta che, ai sensi dell'art. 135-novies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, la delega può prevedere la facoltà del delegato di farsi sostituire da un soggetto di propria scelta, ferma in ogni caso la facoltà del rappresentato di indicare uno o più sostituti. Si ricorda altresì che, ai sensi dell'art. 135-decies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, il conferimento di una delega a un rappresentante in conflitto di interessi è consentito purché il rappresentante comunichi per iscritto al socio le circostanze da cui deriva tale conflitto e purché vi siano specifiche istruzioni di voto per ciascuna delibera in relazione alla quale il rappresentante dovrà votare per conto del socio. Spetta al rappresentante l'onere della prova di aver comunicato al socio le circostanze che danno luogo al conflitto d'interessi.
La sostituzione di un rappresentante con un sostituto in conflitto di interessi è consentita solo qualora il sostituto sia stato indicato dal socio. Si applica in tal caso quanto sopra richiamato in materia di conflitto di interessi. Gli obblighi di comunicazione e il relativo onere della prova rimangono in capo al rappresentante.
Per il conferimento della delega può essere utilizzato il modulo di delega , che può essere scaricato in versione stampabile dal presente sito internet.
Si avvisa che, qualora il modulo di delega non possa essere reso disponibile in forma elettronica per motivi tecnici, esso sarà trasmesso in forma cartacea, gratuitamente, a semplice richiesta, da effettuare telefonicamente al numero n. +39 02 80687219 (attivo nei giorni feriali, in orario di ufficio).
Si precisa che, ai fini dell'intervento e dell'esercizio del diritto di voto, il conferimento della delega non esime l'avente diritto dall'obbligo di richiedere all'intermediario abilitato la comunicazione attestante la legittimazione all'intervento e all'esercizio del diritto di voto in Assemblea, ai sensi dell'art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Notifica della delega
Il rappresentante può, in luogo dell'originale, consegnare o trasmettere alla Società una copia della delega, anche su supporto informatico, attestando sotto la propria responsabilità la conformità della delega all'originale e l'identità del delegante. La delega, compilata in ogni suo campo, redatta con carattere leggibile e debitamente sottoscritta, può essere fatta pervenire alla Società possibilmente almeno due giorni di mercato aperto prima della data fissata per l'Assemblea (ossia il 25 maggio 2018):
del presente sito internet, compilando il documento in pdf in tutti i campi ivi presenti e allegando altresì la delega stessa.
La Società si riserva il diritto di non accettare le deleghe notificate via fax che risultino illeggibili. Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alla delega un recapito telefonico, fax o posta elettronica del mittente.
Informativa di Poste Italiane S.p.A. agli Azionisti ai sensi dell’articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003)
Ai sensi degli artt. 135-novies e ss. del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare in Assemblea mediante delega conferita per iscritto ai sensi della normativa vigente. La delega può altresì essere conferita con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell'art. 21, comma 2, del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
Si rammenta che, ai sensi dell'art. 135-novies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, la delega può prevedere la facoltà del delegato di farsi sostituire da un soggetto di propria scelta, ferma in ogni caso la facoltà del rappresentato di indicare uno o più sostituti. Si ricorda altresì che, ai sensi dell'art. 135-decies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, il conferimento di una delega a un rappresentante in conflitto di interessi è consentito purché il rappresentante comunichi per iscritto al socio le circostanze da cui deriva tale conflitto e purché vi siano specifiche istruzioni di voto per ciascuna delibera in relazione alla quale il rappresentante dovrà votare per conto del socio. Spetta al rappresentante l'onere della prova di aver comunicato al socio le circostanze che danno luogo al conflitto d'interessi.
La sostituzione di un rappresentante con un sostituto in conflitto di interessi è consentita solo qualora il sostituto sia stato indicato dal socio. Si applica in tal caso quanto sopra richiamato in materia di conflitto di interessi. Gli obblighi di comunicazione e il relativo onere della prova rimangono in capo al rappresentante.
Per il conferimento della delega può essere utilizzato il modulo di delega , che può essere scaricato in versione stampabile dal presente sito internet.
Si avvisa che, qualora il modulo di delega non possa essere reso disponibile in forma elettronica per motivi tecnici, esso sarà trasmesso in forma cartacea, gratuitamente, a semplice richiesta, da effettuare telefonicamente al numero n. +39 02 80687219 (attivo nei giorni feriali, in orario di ufficio).
Si precisa che, ai fini dell'intervento e dell'esercizio del diritto di voto, il conferimento della delega non esime l'avente diritto dall'obbligo di richiedere all'intermediario abilitato la comunicazione attestante la legittimazione all'intervento e all'esercizio del diritto di voto in Assemblea, ai sensi dell'art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Notifica della delega
Il rappresentante può, in luogo dell'originale, consegnare o trasmettere alla Società una copia della delega, anche su supporto informatico, attestando sotto la propria responsabilità la conformità della delega all'originale e l'identità del delegante. La delega, compilata in ogni suo campo, redatta con carattere leggibile e debitamente sottoscritta, può essere fatta pervenire alla Società possibilmente almeno due giorni di mercato aperto prima della data fissata per l'Assemblea (ossia il 25 maggio 2018):
- a mezzo posta, al seguente indirizzo: Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma – Rif. “Delega di voto”
- via fax, al n. +39 06 59585733
- via posta elettronica certificata, all’indirizzo affari.societari@pec.posteitaliane.it
del presente sito internet, compilando il documento in pdf in tutti i campi ivi presenti e allegando altresì la delega stessa.
La Società si riserva il diritto di non accettare le deleghe notificate via fax che risultino illeggibili. Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alla delega un recapito telefonico, fax o posta elettronica del mittente.
Informativa di Poste Italiane S.p.A. agli Azionisti ai sensi dell’articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003)
La delega può altresì essere conferita, senza spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione) a Società per Amministrazioni Fiduciarie Spafid S.p.A. (“SPAFID S.p.A.”), con sede legale in Milano, via Filodrammatici 10, rappresentante all'uopo designato dalla Società ai sensi dell'art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
La delega conferita al rappresentante designato deve contenere istruzioni di voto su tutte o su alcune delle proposte all'ordine del giorno e ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto.
Si rammenta che le azioni per le quali viene conferita la delega al rappresentante designato, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non sono state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono invece computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l'approvazione delle delibere.
Il conferimento della delega al rappresentante designato non comporta alcuna spesa per il socio, fatta eccezione per quelle di eventuale spedizione della delega stessa. A SPAFID S.p.A. non possono essere conferite deleghe se non in qualità di rappresentante designato attraverso le procedure indicate dall'art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Si precisa che, ai fini dell'intervento e dell'esercizio del diritto di voto, il conferimento della delega al rappresentante designato non esime l'avente diritto dall'obbligo di richiedere all'intermediario abilitato la comunicazione alla Società attestante la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto, ai sensi dell'art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
La delega può essere conferita al rappresentante designato utilizzando lo specifico modulo disponibile sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it).
Modulo di delega al Rappresentante Designato
La delega, completa in ogni suo campo e debitamente sottoscritta, deve essere fatta pervenire in originale al rappresentante designato, secondo le modalità indicate nell’avviso di convocazione, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea, ossia il 25 maggio 2018, al seguente indirizzo:
Si avvisa che, qualora il modulo di delega al rappresentante designato non possa essere reso disponibile in forma elettronica per motivi tecnici, lo stesso sarà trasmesso in forma cartacea, gratuitamente, a semplice richiesta del socio, da effettuare telefonicamente al numero +39 02 80687219 (attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 18.00).
Per informazioni attinenti il conferimento della delega al rappresentante designato è possibile contattare SPAFID S.p.A. al numero +39 02 80687219.
La delega conferita al rappresentante designato deve contenere istruzioni di voto su tutte o su alcune delle proposte all'ordine del giorno e ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto.
Si rammenta che le azioni per le quali viene conferita la delega al rappresentante designato, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non sono state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono invece computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l'approvazione delle delibere.
Il conferimento della delega al rappresentante designato non comporta alcuna spesa per il socio, fatta eccezione per quelle di eventuale spedizione della delega stessa. A SPAFID S.p.A. non possono essere conferite deleghe se non in qualità di rappresentante designato attraverso le procedure indicate dall'art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Si precisa che, ai fini dell'intervento e dell'esercizio del diritto di voto, il conferimento della delega al rappresentante designato non esime l'avente diritto dall'obbligo di richiedere all'intermediario abilitato la comunicazione alla Società attestante la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto, ai sensi dell'art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
La delega può essere conferita al rappresentante designato utilizzando lo specifico modulo disponibile sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it).
Modulo di delega al Rappresentante Designato
La delega, completa in ogni suo campo e debitamente sottoscritta, deve essere fatta pervenire in originale al rappresentante designato, secondo le modalità indicate nell’avviso di convocazione, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea, ossia il 25 maggio 2018, al seguente indirizzo:
- SPAFID S.p.A. (Rif. “Delega Assemblea Poste Italiane 2018”), Foro Buonaparte n. 10, 20121 Milano. Copia della delega, accompagnata da una dichiarazione che ne attesti la conformità con l'originale, può essere eventualmente anticipata al rappresentante designato, sempre entro il 25 maggio 2018, tramite:
- posta elettronica, all'indirizzo assemblee@pec.spafid.it.
Si avvisa che, qualora il modulo di delega al rappresentante designato non possa essere reso disponibile in forma elettronica per motivi tecnici, lo stesso sarà trasmesso in forma cartacea, gratuitamente, a semplice richiesta del socio, da effettuare telefonicamente al numero +39 02 80687219 (attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 18.00).
Per informazioni attinenti il conferimento della delega al rappresentante designato è possibile contattare SPAFID S.p.A. al numero +39 02 80687219.
Integrazione dell'ordine del giorno e presentazione di nuove proposte di delibera
Ai sensi dell'art. 126-bis del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale, possono chiedere, per iscritto, entro dieci giorni dalla pubblicazione dell'avviso di convocazione, ossia entro il 7 maggio 2018, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno. Colui al quale spetta il diritto di voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in assemblea.
L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Sono legittimati a presentare richieste di integrazione dell'ordine del giorno ovvero proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente.
Esse possono essere trasmesse alla Società:
Si rammenta che, ai sensi dell'art. 126-bis, comma 4, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che richiedono l'integrazione dell'ordine del giorno ovvero la presentazione di nuove proposte di delibera su materie già all'ordine del giorno devono predisporre una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. Tale relazione deve essere trasmessa alla Società, con le modalità sopra previste, entro il termine previsto per la presentazione della richiesta di integrazione.
Delle integrazioni all'ordine del giorno o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno è data notizia nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione, almeno quindici giorni prima della data fissata per l'Assemblea, ovverosia entro il 14 maggio 2018.
Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, nonché le suddette relazioni illustrative (accompagnate da eventuali valutazioni del Consiglio di Amministrazione), saranno messe a disposizione dalla Società presso la sede sociale e all'interno della presente sezione del sito internet contestualmente alla pubblicazione della notizia della presentazione.
Informativa di Poste Italiane S.p.A. agli Azionisti ai sensi dell’articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003)
Ai sensi dell'art. 126-bis del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale, possono chiedere, per iscritto, entro dieci giorni dalla pubblicazione dell'avviso di convocazione, ossia entro il 7 maggio 2018, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno. Colui al quale spetta il diritto di voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in assemblea.
L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Sono legittimati a presentare richieste di integrazione dell'ordine del giorno ovvero proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente.
Esse possono essere trasmesse alla Società:
- a mezzo posta, al seguente indirizzo: Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma – Rif. “Integrazione ordine del giorno" e/o “Proposte di deliberazione”
- via fax, al n. +39 06 59585733
- via email, all’indirizzo assemblea.integrazioneodg@posteitaliane.it
Si rammenta che, ai sensi dell'art. 126-bis, comma 4, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che richiedono l'integrazione dell'ordine del giorno ovvero la presentazione di nuove proposte di delibera su materie già all'ordine del giorno devono predisporre una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. Tale relazione deve essere trasmessa alla Società, con le modalità sopra previste, entro il termine previsto per la presentazione della richiesta di integrazione.
Delle integrazioni all'ordine del giorno o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno è data notizia nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione, almeno quindici giorni prima della data fissata per l'Assemblea, ovverosia entro il 14 maggio 2018.
Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, nonché le suddette relazioni illustrative (accompagnate da eventuali valutazioni del Consiglio di Amministrazione), saranno messe a disposizione dalla Società presso la sede sociale e all'interno della presente sezione del sito internet contestualmente alla pubblicazione della notizia della presentazione.
Informativa di Poste Italiane S.p.A. agli Azionisti ai sensi dell’articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003)
Ai sensi dell'art. 127-ter del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, coloro ai quali spetta il diritto di voto in assemblea, in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea. Alle domande pervenute prima dell'Assemblea sarà data risposta, al più tardi, durante l'Assemblea stessa. La Società può fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto. Non è dovuta una risposta, neppure in Assemblea, alle domande poste prima della stessa, quando le informazioni richieste siano già disponibili in formato "domanda e risposta" nella presente sezione del sito internet ovvero quando la risposta sia stata già pubblicata in tale sezione. Si considera fornita in Assemblea la risposta in formato cartaceo messa a disposizione di ciascuno degli aventi diritto al voto all'inizio dell'adunanza. Coloro che intendano avvalersi della facoltà di porre domande prima dell'Assemblea devono fare pervenire le proprie domande alla Società entro il terzo giorno precedente l'Assemblea (ovverosia entro il 26 maggio 2018). Essi sono invitati a indicare espressamente il punto all'ordine del giorno cui le singole domande proposte fanno riferimento.
Le domande possono essere trasmesse alla Società:
Informativa di Poste Italiane S.p.A. agli Azionisti ai sensi dell’articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003)
Le domande possono essere trasmesse alla Società:
- a mezzo posta, al seguente indirizzo: Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma – Rif. “Domande Assemblea"
- via fax, al n. +39 06 59585733
- via email, all’indirizzo assemblea.domande@posteitaliane.it
Informativa di Poste Italiane S.p.A. agli Azionisti ai sensi dell’articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003)
Secondo quanto previsto dall'art. 125-quater, comma 2, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, nella presente sezione del sito è possibile consultare il testo integrale del verbale dell'Assemblea degli azionisti di Poste Italiane S.p.A. del 29 maggio 2018 e dei relativi allegati: